知识库杂乱无章的风险

[nurnobi40]

你知道，整理知识库就像整理一个杂乱的衣柜——它可能令人沮丧，但最终却收获颇丰。一个组织良好的知识库不仅可以节省你的时间和精力，还可以让你的客户获得独立寻找答案的工具。

说了这么多，你准备好发现知识库组织的秘密了吗？那么让我们深入了解这 8 个步骤，它们将帮助你实现你梦想中的最佳知识库组织。

知识库杂乱无章的风险
组织知识库的 8 个步骤
如何为不同部门组织内部知识库？
组织良好的知识库文章是什么样的？
您如何鼓励用户探索知识库？
结论
但在我们深入探讨有效的知识库组织的具体步骤 俄罗斯电话 之前，让我们花点时间来了解让知识库处于混乱状态所带来的风险。

想象一下这个简单的场景：客户正在寻找一个简单问题的答案。他们决定访问您的网站，导航到知识库部分，然后……他们发现一堆过时且分散的文章。当他们试图理解这些相互矛盾且过时的信息时，他们感到沮丧。最终，这会导致客户对您的公司感到恼火，从而导致他们转向您的竞争对手之一。

问题还不止于此。杂乱无章的知识库可能会对团队的生产力产生多米诺骨牌效应。如果您的员工花费数小时在杂乱无章的文件中寻找正确的文档，这不仅浪费了他们宝贵的时间，还影响了他们提供高效客户支持的能力。它还会导致服务质量低下，从而损害公司的声誉。您的客户可能会开始认为您的业务不可靠或不值得信任，从而严重打击客户忠诚度和您的整体品牌形象。

但不要只听我说。根据微软的一项研究，超过一半的客户表示，他们无法自行解决问题的主要原因是网上缺乏信息，这导致他们非常沮丧。Software Advice 的另一项研究表明，在网上搜索 10 分钟后，超过 52% 的客户会放弃并联系您的客户支持团队。这意味着您需要更好地组织您的内容，以方便导航和获取文章。

最重要的是，杂乱无章的知识库会让您的客户满意度、员工工作效率和公司声誉面临风险。但别担心！现在，我们将探讨您可以采取哪些简单的步骤来避免这些风险。

组织知识库的 8 个步骤
现在我们了解了无组织的知识库所带来的风险，是时候撸起袖子开始工作了！让我们制定一个计划来组织您的知识库并让混乱变得有序。最好的部分是什么？此过程可以应用于不同类型的内容，无论是文章、常见问题解答、教程还是其他附加资源。因此，无论您要处理哪种知识，这些步骤都会为您提供帮助。

步骤 1：定义明确的目标
首先，心中有一个清晰的愿景很重要。所以退一步问自己：你的知识库的主要目标是什么？是提供卓越的客户支持并帮助你的客户找到问题的解决方案吗？或者也许是为了促进新员工的入职，确保他们能够轻松获得培训材料和有用的资源。

定义目标就像在公路旅行前在 GPS 上设定目的地。它可以引导您完成整个过程，并帮助您在途中做出明智的决定。明确的目标将帮助您确定哪些信息是相关的，以及如何正确分类和构建这些信息。

第 2 步：确定目标受众
现在，有了明确的目标，是时候将注意力转向那些将使用您的知识库并从您创建的内容类型中受益的人了。统计数据显示，如果在线知识库可用且可以根据他们的需求量身定制，91% 的客户会更愿意使用它。这意味着了解您的目标受众对于创建一个完全符合其目的的有组织的平台非常重要。

不同的群体可能有不同的需求、偏好和技术专长水平。因此，定制内容结构和语言以最适合目标受众就像说客户的语言一样。想象一下向该领域的初学者和专家解释一个复杂的概念。方法会截然不同，对吧？因此，通过确定目标受众，您将能够优先考虑对他们最重要的信息，使用适当的术语，并采用能引起他们共鸣的语气和风格。